常组织的涵义是：判断出完成工作所必需的物品并把它与非必需的物品分开；将必需品的数量降低到最低程度并把它放在一个方便的地方。（在以往货物供应不够充分的年代，即使是最小的东西，人们也会将它保留。因为人们觉得扔掉它是一种浪费。然而今天货物的供应充足、服务及信息多种多样，挑拣分类几乎变成了一种艺术。）
1、分层管理
常组织的艺术就是分层管理。分层管理包括先判断物品的重要性，再减少不必要的积压物品。同时，分层管理还可以确保必要的东西就在手头从而获得最高的工作效率。
2、“需要”（NEED）与“想要”（WANT）的区别
许多人混淆了客观上的“需要”与主观上的“想要”的概念。我们当中的许多人都可能遇到过这样的事。例：
你在过去几年中收集了约30本杂志并放在柜子里，还宣称要把这些杂志全部保存起来以做日后参考。如果别人问你：“这30本杂志哪些是你客观需要的？”你可能会摇摇头说：“我不知道。”但如果问题换成下面一种提法：“在过去一年里，这30本杂志哪些你从未碰过？”如果你的答案是25本，我认为这很正常。这说明：是客观上必需的物品就应弄清需要的数量，而把其余的物品扔掉。这是管理者作出决定很关键的一步。
以下是一个根据厨房物品的使用频率来划分的贮藏方法参考例子。
迫切性 使用频率 贮存法
低 一年少过一次
一年一次左右
每二到六个月一次 －丢掉
－贮藏在远处
中 一个月一次
一个星期一次 －置放在厨房内的一个固定地点
高 一天一次
一个钟头一次 －带在身边或放在最方便的地方
3、单一便是最好（ONE IS BEST）
有关利用该原则的例子包括：一套齐全的文具、只须填写一页的表格、一天内处理所有文件、一站式服务和一个档案存放处等。特别值得一提的是一天内处理所有文件。中国有一句古话：“今日事今日毕”。
常组织 ：组织零件和文件的存放
使用一套工具
储存一份副本
备忘录不应超过一页
只开一小时的会议
一分钟电话
当天内处理完毕应做的工作
常整顿：定量定置（二常）
常整顿是研究提高效率方面的学科。旨在研究你多快就可以取得需要的东西，以及要多久才可以把它储放好。任意决定东西的存放处并不会使你的工作速度加快。达到常整顿有四个步骤。
简单地说，餐饮厨房“整理”基本上是将工具、设备和原料的位置确定下来，以便在需要用时能够尽快找到。以下是一个有用的方法：
①进行现场分析
用图表，详细列出有关的活动和所面对的问题：
活动 发现的问题
1. 肯定物品名 1. 贮存地点不明确
2. 前往贮存处 2. 距离太远
3. 寻找物品 3. 要来回走动
4. 取出物品 4. 重复性高
5. 放回物品 5. 经常忘记
②决定贮存位置
a. 将用不着的东西移开
b. 决定分类法
c. 名称规范化
在不造成生产延误的前题下，尽量减少存货。
③决定贮存方法
在决定贮存方法之前，要注意以下几点：
a. 选择合适的功能贮存法
b. 清楚展示对象/贮存处名称
c. 简化取出/贮存的过程
以工具功能或工作过程为依据，名称和地点都一定要明确，才能确保每个人都知道甚么东西放在那里，方便索取。
④严格导守规则
设计管制贮存方法，要注意以下几点：
a. 日常存货管制
b. 避免缺货方法
——决定最低库存水平
——标明有些用品正在订购过程之中
c. 不断改进
d. 训练
e. 评估
要达到这些目标，应该坚持以下原则。
1、如果有人正在使用某东西———标明是谁正在使用及何时可以归还
2、遗失：决定有多少遗失
3、善于利用通告、海报和标示进行内部沟通。因为这些东西给人以有秩序的印象，值得特别重视。
常清洁:清洁检查（三常）
“每人都应该清洁地方”，常清洁应该由整个组织所有成员，上至领导下至员工，一起来完成。澳门新时代美食中心的员工时刻遵守自己的诺言:
“我不会使东西变脏”
“我不会随地倒水”
“我不会随处扔掉东西”
“我会马上清理”
“我会把掉下来的标示再贴上”等生活格言。而在办公室，最好是划出每人应负责清洁区域，规定清洁时段。这样做，分配区域时必须绝对清楚，不能留下没有人负责的区域。如果每个人都不把这样的警告记在心里，肩负起各自的责任时，你就不能获得任何好结果。
3S要通过不断细心检查与照顾，使酒店的所有对象保持在最佳状态。这里强调的是：任何污垢或废物都可能减低效率，带来废品或甚至引起意外，细心的检查、例常的清理以及恰当的预防措施，都是使工作场地保持最佳状态的重要条件。
反之:不要只做表面工夫，大家看不见就算。
3S的精义是：清洁的目的是不检查。
清理工作可以分为三个不同的阶段。
一般情况 大清理，找出污物源头
个别情况 清理厂房和所有器材
详细情况 通过清理与检查、预防机器、夹具和工具出毛病
表3
常清洁:清洁那些少注意 到的隐蔽地方
常清洁:经常明亮的清扫运动
清理工作场所，可分为四个步骤：
①划定范围、分配工作（可用图表确定每个人应扮演的角色和责任范围。）
②根据地方，根据器材清理有系统地清理个别场地和器材，及时发现潜在问题，避免情况恶化。
③执行改善措施（不断寻找途径，加快清理过程，重点处理难以清理的地方。）
④建立整洁规则 （群体协作，能例常进行或每天进行。）
常规范：立法守法（四常）
常规范就是连续地、反复不断地坚持常组织、常整顿和常清洁活动。确切而言，常规范活动还包括利用创意和“全面视觉管理法”从而获得和坚持规范化的条件以提高办事效率。
规范化，包括立法和守法两方面。无规矩，不能成方圆，行之有效的方法，一定要有明文规定，订定守则，告示全员，使大家知所依从，才能持之以恒。1S、2S、3S是短期行为，可以一鼓作气，做出成绩，但这些只是5S的起步。许多企业在学习5S后，进行清除、整理、清理后，就没有下文了。主要原因是没有发展一套明确的系统，以维持及长期实行前面三个阶段的成果。例如制定视度管理规则，显示机器故障，使机器或任何器材出现故障时，除了操作员，厂内的其它人也能够觉察出来。为了让每一个人知道在紧急时刻如何采取行动，应该准备一本详细的规格书或使用手册。
其方法是：
1、视觉管理
视觉管理作为一种有效的持续改进手段而格外注目。视觉管理已经广泛应用在品质、安全以及对顾客的服务上。色彩管理近来也引起了人们极大的关注。色彩管理不仅创造出一些颜色代号，而且是为了创造出一个统一规范、轻松、愉快的工作环境。
2、透明度
常规范活动还应考虑的就是透明度。密封的空间永远都不会引起人们的注意，所以往往是杂乱无章的。最好的办法就是尽量使用透明度的盖子。保留一个检查窗口。这样做的目的就是使所有人都知道内存是什么东西以及它们的外观状态是好是坏。
3、视觉监察法
为了让人看得见风机吹风的方向，许多地方都会在风扇上系上小小的丝带。有时，这种方法被称作“视觉监察法”。
4、故障地图
当出现了问题时，你可以把这些问题在地图上表示出来。例如用大头针来表明问题、紧急出口、救火设备和其它的重要地点。地图应挂在人人可以看见的地方。故障地图也可以用来显示不会出故障的地点和过程。
5、量化
不断地进行测量，量化其结果并对其结果进行统计分析，你就会发现工作当中的缺陷并方便你防范于未然，这对员工薪酬的计算也大有裨益。
常规范:电线和电话的管理 常规范:颜色视觉管理，文件案上加斜线
常自律： 保持维护（五常）
此处强调的是创造一个具有良好习惯的工作场所。教导每个人应该做事的方式并让他们付诸实践。此过程有助人们养成制定和遵守规章制度的习惯。
麦克格里哥于1960年发现人们对待工作的态度有两种。根据他的X理论，他认为如果某人讨厌自己的工作，他就会尽一切可能来逃避工作。相反，根据他的Y理论，他认为如果某人喜欢自己的工作，那么他就会努力工作以获得成功。人类的工作动机就是如此。
Ouchi于1981年指出许多成功的日本公司和美国公司，他们的雇员实际上把自己就职的公司当成了家庭的一部分。
纪律很重要，不服从纪律的，要进行处罚，这在绝大部份员工也能接受，但最有效的纪律莫过于自律。自律性高，必须先提高员工素质，即个人品质，才能人人自觉，保持维护既定的条规和程序。
5S的最大要点是：
发展全面制度管理，让员工参与规格化文件和检查表的制定工作。
