时间管理的必要性

一、时间与金钱

假设，在你银行的账户每天清晨进账86，400元人民币，这和笔钱任您支配，任您花，只是必须当天用完，即使没用完，过了晚间12点也不再属于您了，无论是你把当天的钱全部用完，还是分文未动，次日清晨，你的银行账户照常还会进账86，400元。

         你想每天怎样使用这笔钱呢？

        其实，这笔钱就是每天的时间，86，400秒，一分不多，一分也不少，今天86，400秒过去了，明天的确良86，400秒又是来了。人们用心管理自己的金钱，计划每一笔钱的用途，但对于一去不复返的时间却没有那么在意。高效酒店经理要像管理金钱一样管理自己的时间。

二、时间不够用

时间管理指的是时间的使用方法和使用技能。时间管理技能不高的表现就是时间不够用。下面列出了酒店经理在工作中时间不够用的一些现象。

*我今天忙得连上厕所的时间都没有

*我真的忙死了，连饭都误了点

*上班太忙了，我不得不把一些文字性的工作带回家去做

*对我来说，加班是家常便饭

*我几乎每天都不能按时下班

*真有做不完的工作

*酒店工作没法计划，突发事件太多

*我很少授权，因为没有能胜任这些工作

*突发事件太多，计划总是受到干扰

思考：你有过这样的情况吗？

      酒店经理感觉时间不 够用，说明你是一位有责任心的经理，也说明你的时间管理技能有待提高。提高时间管理技能的第一步是学会使用备忘录。

第二章           时间管理的技能

第一节           学会使用备忘录

   备忘录是酒店经理用来提醒自己每天要做事情的记录和提示。酒店经理可使用各形式的备忘录，有效记录提示自己当天应该做的工作。

一、使用备忘录的形式

有效使用备忘录是一项基本时间管理技能。有记事本、信签纸、电脑等。

1、  记事本

*记事本可大可小，形式多种多样

*可以将每天的事务记下来，提示当天要做的工作

*起档案作用，便于以后查阅

*多用于开会，培

*也用于记录重大事件

2、信签柢

*一张纸或活页纸记录当天事宜，也可是印制的固定的活页纸

*方便携带

*多用于检查工作

3、电脑

*电脑记事方便快捷，容量大，也可作档案查询

*方便那些经常在电脑前工作的员工

有提示功能，方便将事情进行分类

*可时刻了解事情的完成状态，便于对工作任务进行“轻重缓急的分组

*经常在电脑前办公的人

4、手机

*手机作为通讯工具随身携带，使用方便

*已经完成的工作可以作完成标记

*有手机的人都可以启用备忘录功能

5、台历

*有日期，可以用作计划，也可以用作检查

*方便经常在办公桌前工作的人使用

6、月历

*可记录一周和一个月之内的重大事宜，有前瞻性

*便做周计划和提前准备

*方便做月计划，并将事情分段进行

二、使用备忘录的时间

1、当天下班前

   有些经理喜欢在每天下班前使用备忘录，把明天要做的工作记录到备忘录上，顺便检查一下当天的工作，把当天未完成的工作也记录到明天的工作备忘录中。

2、  当天上班后

有些经理喜欢在每天上班时使用备忘录，把一天做的工作列下来，下班时再拿出来检查一下，并把未完成的工作更到第二天的备忘录中。

3、  工作中修订

无论是在上班之后的第一件事还是下班之后的最后一件事，在工作中都要不停地对备忘录进行修订，备忘录中没有写到的事情，实际却发生了，就需要在备忘录中进行填充，工作中已完成的确良事情，需要在备忘录中相应的标记。

三、使用备忘录的内容

备忘录记录的是当天要做的各项工作任务。那么备忘录都需要记录哪些主要内容呢？

1、  工作说明书中的工作任务

 *工作说明书中每天、每周以及每季度要完成的工作

*那些履行职责所必需完成的工作任务

*工作任务要具体，不宜笼统

2、工作说明书中未标明，但需要完成的工作

*工作说明书中未标明的，但要完成的固定工作任务以及临时工作任务

3、管理层临时交办的工作任务

*未列进工作说明书中的，管理层临时交办的一些工作任务。

4、与工作有关或无关的其他事情

*与工作有关的事情，如学习，培训等

*与工作无关的事情。如家庭朋友等。

5、前一天未完成的工作任务